Servis Ağı Başvuru Formu

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Ephortech Teknoloji Hizmetleri Ltd. Şti. ("Şirket" veya "Ephortech") tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Servis ağı başvuru formu aracılığıyla aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, (varsa) unvan.
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası, adres / faaliyet gösterilen il-ilçe.
• Mesleki Deneyim Bilgileri: Mevcut işyeri/firma adı, vergi dairesi ve numarası (tüzel kişi başvurularında), faaliyet alanı, hizmet kapasitesi, deneyim yılı, sahip olunan ekipman ve yetkinlik bilgileri, referanslar.
• İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, çerez verileri, form gönderim tarihi/saati, kullanılan cihaz ve tarayıcı bilgileri.
• Pazarlama Bilgileri (açık rıza vermeniz halinde): Tercih ve ilgi bilgileri, iletişim kanalı tercihleri.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde belirtilen şartlar dahilinde aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Yetkili servis / iş ortağı / bayi başvurunuzun alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması,
• Başvurunuza ilişkin sizinle iletişime geçilmesi, ön görüşme ve mülakatların organize edilmesi,
• Servis ağı kapsamında sözleşme görüşmelerinin yürütülmesi,
• Hizmet kalitesi, kapasite ve yetkinlik değerlendirmesi yapılması,
• Şirket faaliyetlerinin ve operasyonel süreçlerin planlanması ile yürütülmesi,
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Bilgi güvenliği, kayıt ve raporlama yükümlülüklerinin sağlanması,
• Açık rızanızın bulunması halinde, tarafınıza ticari elektronik ileti gönderilmesi ve pazarlama faaliyetleri yürütülmesi.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz KVKK m. 5/2 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• "Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması" — başvurunuzun değerlendirilmesi ve olası iş ortaklığı sözleşmesinin hazırlanması bakımından,
• "Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması" — Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve diğer mevzuat kapsamında,
• "İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması" — servis ağının genişletilmesi, başvuru havuzunun oluşturulması, denetim ve güvenlik amaçlarıyla,
• Pazarlama amaçlı işleme bakımından KVKK m. 5/1 uyarınca açık rızanız.

5. Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:

Yurt İçi Aktarım:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (mevzuat gereği talep edilmesi halinde),
• Mali müşavir, denetçi, hukuk müşaviri gibi danışman ve hizmet sağlayıcılar,
• Şirketin grup şirketleri ve iş ortakları (başvuru değerlendirme sürecinin gerektirdiği ölçüde),
• Hosting / Sunucu altyapısı: Turhost (Türkiye) — sunucular fiziksel olarak Türkiye'de bulunur.

Yurt Dışı Aktarım:

• Cloudflare (DNS / CDN / DDoS koruması) — ABD.
• Google Workspace / Gmail (kurumsal e-posta) — ABD.
• Telegram (bildirim botu) — yurt dışı sunucular.

Bu aktarımlar KVKK m. 9 kapsamında açık rızanıza veya Kurul tarafından öngörülen güvenceli aktarım mekanizmalarına (taahhütname / standart sözleşme) dayalı olarak gerçekleştirilir.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; servis.ephortech.com adresinde yer alan başvuru formu üzerinden elektronik ortamda, doğrudan tarafınızdan beyan edilmek suretiyle toplanmaktadır. Ayrıca e-posta, telefon veya yüz yüze görüşmeler aracılığıyla da kişisel verileriniz toplanabilir.

7. Kişisel Verilerin Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve her halükârda ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır.

• Başvurusu olumsuz sonuçlanan adayların verileri: en fazla 2 yıl,
• Başvurusu olumlu sonuçlanıp sözleşme imzalanan iş ortaklarının verileri: sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl (TBK m. 146),
• Ticari elektronik ileti onayları: İYS kayıtları ile birlikte onayın geri alındığı tarihten itibaren 3 yıl.

Saklama süresinin sona ermesini takiben verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Veri Sahibinin KVKK m. 11 Kapsamındaki Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
• KVKK m. 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru Yöntemi

KVKK m. 13 uyarınca haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ çerçevesinde aşağıdaki yöntemlerden biri ile Şirket'e iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak: Barbaros Mah. Mor Sümbül Sok. No: 5/A Deluxia Palace adresine ıslak imzalı dilekçe ile şahsen veya noter aracılığıyla,
• KEP üzerinden: ephortechteknoloji@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı belge ile,
• E-posta üzerinden: Sistemde kayıtlı e-posta adresinizden info@ephortech.com adresine.

Başvurunuzda; adınız-soyadınız, TC kimlik numaranız (yabancılar için pasaport/kimlik numaranız), tebligata esas adres, varsa bildirime esas elektronik posta adresi/telefon numarası, talep konusu açıkça yer almalıdır.

Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

10. Çalışan E-posta Kutusu Erişimi (EphorClaw)

Şirket çalışanlarımız, EphorCRM içindeki EphorClaw yapay zekâ asistanının kendi kurumsal Gmail kutularına erişmesine kendi açık rızalarıyla izin verebilir. Bu erişim otomatik değildir; yalnız çalışanın "Profilim" ekranından bağlantıyı kurması ve Google'ın onay ekranında izin vermesi halinde başlar.

• Hangi veri: Bağlanan kutudaki e-postaların göndereni, alıcıları, konusu, içeriği, ekleri ve etiketleri; bağlanan hesabın adresi; Google yetki anahtarları (veritabanında şifreli saklanır).
• Hangi amaç: Hasar/servis dosyalarıyla ilgili yazışmaların dosyayla eşleştirilmesi, yanıt hazırlanması, süre (SLA) ve cevapsız talep hatırlatmaları. Çalışan izleme veya performans ölçümü amacıyla kullanılmaz.
• Kim erişiyor: Yalnız EphorClaw (otomatik işleme) ve kutunun sahibi çalışan. Bir çalışan başkasının kutusunu bağlayamaz; sistem yalnız kişinin kendi adresini kabul eder. Sistem yöneticileri yalnız bağlantı durumunu görür, anahtarları göremez.
• Nasıl geri alınır: "Profilim → EphorClaw E-posta Bağlantısı → Bağlantıyı kaldır". Yetki anahtarı anında silinir ve Google tarafındaki izin iptal edilir; ayrıca myaccount.google.com/permissions üzerinden de kaldırılabilir.

Ayrıntılı aydınlatma metni: Çalışan E-posta Kutusu Erişimi Aydınlatma Metni.