Çalışan E-posta Kutusu Erişimi

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Ephortech Teknoloji Hizmetleri Ltd. Şti. tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir. İletişim: info@ephortech.com · KEP: ephortechteknoloji@hs01.kep.tr

2. Bu Metin Neyi Kapsıyor?

EphorCRM içinde çalışan EphorClaw adlı yapay zekâ asistanının, sizin kendi kurumsal Google (Gmail) hesabınıza erişimini kapsar. Erişim, yalnızca siz "Profilim" ekranından Gmail hesabımı bağla adımını tamamlayıp Google'ın kendi onay ekranında izin verdiğinizde başlar.

Bağlantıyı kurmanız tek başına kutunuza kendiliğinden bakılacağı anlamına gelmez. Bu metnin konusu olan işleme üç ayrı katmandan oluşur ve her katman için ayrı ve isteğe bağlı bir açık rıza verirsiniz. Bir üsttekini vermeden alttakini veremezsiniz; birini vermemeniz diğerlerini etkilemez.

1. Bağlantı (1. onay): Kutunuza yalnız siz sorduğunuzda bakılır. Siz istemedikçe hiçbir otomatik bakış olmaz.
2. Düzenli takip (2. onay): Hafta içi günde en çok üç kez, kutunuza yeni gelen iletilerin yalnız başlıklarına bakılır. Bu bakış otomatik bir eşleştirmedir; ayrıntısı 4. bölümdedir.
3. Yapay zekâ değerlendirmesi (3. onay): Otomatik eşleştirmenin kesin sonuç veremediği başlıkların dört alanı bir dil modeline gönderilir ve gerektiğinde size soru sorulur. Bu bir yurt dışına aktarımdır; ayrıntısı yine 4. bölümdedir.

Bu onaylardan hiçbiri diğerinin içinde gizlenmiş değildir ve kapsam değişirse size yeniden sorulur — eski onayınızla devam edilmez.

3. İşlenen Veriler (Hangi Veri?)

a) Siz sorduğunuzda (1. katman):

• E-posta içerikleri: Bağladığınız kutudaki iletilerin göndereni, alıcıları, konusu, gövdesi, ekleri, tarih/saat bilgisi ve etiketleri.

b) Düzenli takipte (2. katman) — gövde indirilmez:

• Yalnız üç başlık alanı: From (gönderen), Subject (konu) ve Date (tarih). İleti gövdesi Google'dan hiç istenmez: takip yolunda yalnız "metaveri" biçimi çağrılır, tam ileti biçimi çağrılmaz. Ekler, alıcı listesi (To/Cc/Bcc) ve etiketler bu yolda işlenmez.
• İşaretlenen iletiden saklanan: Gönderen adresi ve görünen adı, konu satırı (en çok 200 karakter), alınma tarihi, eşleşen hasar/servis dosyasının numarası ve işaretin durumu. Gövde için bir saklama alanı yoktur.
• Takip durumu: Nereye kadar bakıldığını gösteren zaman imleci, son turda kaç başlığa bakıldığı ve kaçının işaretlendiği, varsa duraklatma sebebi.

c) Yapay zekâ değerlendirmesinde (3. katman) modele giden tam veri:

• İletinin tarihi (gün ve saat),
• Temizlenmiş gönderen bilgisi,
• Temizlenmiş konu satırı (en çok 120 karakter),
• Hangi belirsizlik kuralının işlediğini gösteren sabit bir etiket (bunu kod üretir, model değil).

Modele GİTMEYEN: ileti gövdesi, Gmail'in gösterdiği önizleme satırı, diğer alıcılar, ek dosya adları, yazışma zincirinin geçmişi, CRM'deki dosya/müşteri/tutar bilgileri ve kutunun kime ait olduğu. Model, baktığı başlıkların hangi çalışana ait olduğunu bilmez.

• Hesap bilgisi: Bağlanan Google hesabının e-posta adresi (bağlantının size ait olduğunun doğrulanması için).
• Yetki verileri: Google tarafından verilen erişim/yenileme anahtarları. Bu anahtarlar veritabanında şifreli (AES-256-GCM) saklanır, hiçbir ekranda gösterilmez.
• İşlem kaydı: Bağlantının ve her bir onayın verilme/geri alınma tarihi, işlemi yapan kullanıcı (denetim izi).

İzin kapsamı Google tarafında gmail.modify ve gmail.send olarak tanımlıdır: okuma, okundu işaretleme/etiketleme ve sizin adınıza ileti yazma-gönderme. Kutunuzdaki iletileri kalıcı olarak silme yetkisi talep edilmez.

4. İşleme Amaçları (Hangi Amaç?)

• Hasar/servis dosyalarına ilişkin e-posta yazışmalarının ilgili dosyayla eşleştirilmesi,
• Yanıt taslaklarının hazırlanması ve talebiniz üzerine gönderilmesi,
• Cevapsız kalan ihbar/talep ve yaklaşan süre (SLA) hatırlatmalarının üretilmesi,
• Operasyonel iş takibi ve raporlama.

Kutunuz performans ölçümü, disiplin takibi veya çalışan izleme amacıyla taranmaz; bu amaçlarla hiçbir çıkarım üretilmez.

4.1 Düzenli takip (ikinci ve ayrı onay)

Bu onayı verirseniz hafta içi günde en çok üç kez (Türkiye saatiyle sabah, öğle ve mesai sonu), kutunuza en son bakılan andan sonra gelen iletilerin yalnız gönderen, konu ve tarih bilgisine bakılır; ileti gövdesi okunmaz. Hafta sonu kutunuz açılmaz. Bir turda kutu başına en çok 25 başlığa bakılır.

Bu bakış otomatik bir eşleştirmedir. Yalnız iki durumda ileti işaretlenir: konusunda kayıtlarımızda bulunan bir hasar/servis dosya numarası geçiyorsa veya gönderen, kurumsal kayıtlarımızda bulunan bir servis/kurum/sigorta adresiyse. Bu iki kümeye girmeyen ve bir sonraki başlıkta anlatılan "emin olunamayan" kümesine de girmeyen iletiler kaydedilmez, görüntülenmez ve hiçbir yere yazılmaz — kişisel yazışmalarınız, faturalarınız ve iş görüşmeleriniz dahil.

İşaretlenen iletiler size kendi EphorClaw sohbetinizde bildirilir. Bildirim içerik taşımaz: yalnız kaç iletinin işaretlendiği yazılır, gönderen ve konu o mesaja taşınmaz — ayrıntıyı yalnız kendi profil ekranınızda görürsünüz. Size turda en çok 3, günde en çok 6 bildirim gider; aynı dosya için 24 saat içinde ikinci bildirim yapılmaz.

4.2 Yapay zekâ değerlendirmesi (üçüncü ve ayrı onay)

Yalnız bu onayı da verirseniz, otomatik eşleştirmenin kesin sonuç veremediği iletilerin 3. bölümde tek tek sayılan dört alanı bir büyük dil modeline gönderilerek iş açısından önemli olup olmadığı değerlendirilir. İleti gövdesi ve önizleme metni hiçbir hâlde gönderilmez.

Hangi iletiler bu kapsama girer: tanınan bir kurumun alan adından ama yeni bir adresten gelenler; konusunda dosya numarası biçiminde ama kayıtlarımızda bulunmayan bir numara geçenler; konusunda çalıştığımız bir kurumun adı geçenler; ve daha önce işaretlenmiş bir yazışma zincirinin devamı olanlar.

Hangi iletiler HİÇ gönderilmez: kişisel bir posta hizmetinden (Gmail, Hotmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Yandex ve benzeri) gelen ve konusunda hiçbir iş belirteci geçmeyen iletiler, modele hiç gösterilmeden elenir. Bu eleme diğer tüm kurallardan önce çalışır.

Hacim: Bir turda en çok 12 başlık değerlendirilir, yani kutu başına günde en çok 36. Değerlendirilecek ileti yoksa hiçbir çağrı yapılmaz. Modelin verebileceği cevap sabit bir seçenek kümesiyle sınırlıdır (ilgili / alakasız / sorulsun); model serbest metin yazamaz ve elinde hiçbir araç yoktur.

Emin olunamazsa size sorulur: Soru yalnız sizin kendi sohbetinize düşer ve gönderen ile konuyu içerir. Aynı anda tek bir açık soru olabilir ve size günde en çok iki soru sorulur. Cevaplamazsanız soru 72 saat sonra kendiliğinden kapanır, o ileti bir daha sorulmaz ve hiçbir yere gitmez — cevapsızlık asla "evet" sayılmaz. Aynı göndericiden üç kez cevapsız kalırsa o gönderen kendiliğinden susturulur.

Yurt dışına aktarım: Bu değerlendirme, hizmet aldığımız yapay zekâ sağlayıcısının sunucularında yapılır — birincil olarak DeepSeek (Çin Halk Cumhuriyeti), bu sağlayıcıya erişilemediğinde Anthropic PBC (ABD). Bu işleme KVKK m.9 kapsamında açık rızanıza dayalı yurt dışına aktarım teşkil eder. Yapılan her çağrı, kutu sahibinin kullanıcı kimliğiyle kayıt altına alınır; böylece "kimin verisi hangi sağlayıcıya gitti" sorusu tek bir sorguyla cevaplanabilir. Bu rızayı vermemeniz, düzenli takibin diğer bölümlerini etkilemez.

5. Hukuki Sebep

Bu işlemelerin tamamı, KVKK m. 5/1 uyarınca açık rızanıza dayanır; yapay zekâ değerlendirmesindeki yurt dışına aktarım ayrıca KVKK m. 9 uyarınca ayrı ve açık rızanıza tabidir. Üç onayın her biri bağımsızdır: birini vermemeniz veya geri almanız halinde herhangi bir olumsuz sonuçla karşılaşmazsınız; yalnız EphorClaw'ın o katmandaki yardımlarından yararlanamazsınız.

6. Kimler Erişiyor?

• EphorClaw (otomatik işleme): Yalnız yukarıdaki amaçlar için, sizin bağladığınız kutuya sizin adınıza erişir.
• Siz: Kendi kutunuzun bağlantı durumunu, verdiğiniz onayları ve düzenli takipte işaretlenen iletilerin listesini profil ekranınızda görür, dilediğiniz anda kaldırırsınız.
• Düzenli takipte işaretlenen iletiler: Yalnız kutunun sahibi görür. İşaretlenen bir iletinin göndereni ve konusu; yöneticilere, ekip arkadaşlarınıza, sabah brifingine, Telegram grubuna veya yönetim e-postasına aktarılmaz. Bu bir taahhüt değil, yazılımın yapısıdır: bu bilgileri söz konusu kanallara taşıyan bir kod yolu yoktur; o kanallara yalnız içerik taşımayan sayaçlar yazılır. Ekibin bilmesi gereken bir durum varsa bunu siz iletirsiniz.
• Yapay zekânın sorduğu sorular: Soru, sorunun konusu ve göndereni yalnız sizin kendi sohbetinizde durur; verdiğiniz cevap da öyle. Aynı kısıt burada da geçerlidir.
• Sistem yöneticileri (god / super_admin): Bağlantının teknik durumunu (hangi adres, ne zaman bağlandı, hata var mı) ve takibin teknik durumunu yalnız sayı olarak görür: kaç kutuya bakıldı, kaç başlık tarandı, kaç ileti işaretlendi, kaç soru soruldu, hata var mı. Hangi kişinin kutusunda hangi iletinin olduğunu göremezler. Yetki anahtarları şifreli olduğu için ekranlarda görüntülenemez.
• Diğer çalışanlar: Başka bir kullanıcı sizin kutunuza bu yolla erişemez; sistem yalnız kişinin kendi adresinin bağlanmasına izin verir, farklı bir hesap seçilirse bağlantı reddedilir. Kutu takibiyle ilgili her veritabanı sorgusu ayrıca kutu sahibinin kimliğiyle kilitlidir.
• Telegram: Bu onaylar yalnız EphorCRM içindir. Telegram üzerinden hiç kimse hiçbir kutuya erişemez ve kutulardan çıkan hiçbir bilgi Telegram'a taşınamaz.
• Yurt dışı aktarım: E-posta hizmeti Google Workspace / Gmail (ABD) altyapısındadır. Yapay zekâ işlemesinde kullanılan model sağlayıcılarına (DeepSeek — Çin Halk Cumhuriyeti; Anthropic — ABD) yalnız ilgili iş bağlamı için gerekli metin gönderilir; düzenli takipte bu, 3. bölümde sayılan dört alandan ibarettir.

7. Saklama Süresi

• Yetki anahtarları: Bağlantıyı kaldırdığınız anda silinir (şifreli kayıt boşaltılır) ve Google tarafındaki izin iptal edilir.
• Bağlantı kaydı (adres + bağlanma/kaldırılma tarihi): Denetim izi olarak saklanır; anahtar materyali içermez.
• Dosyayla eşleştirilen yazışmalar: İlgili hasar/servis dosyasının saklama süresine tabidir.
• Düzenli takipte işaretlenen ileti kayıtları (gönderen, görünen ad, konu, tarih, eşleşen dosya): 30 gün saklanır, sonra otomatik silinir. Gövde hiç saklanmaz.
• Sohbetinize düşen bildirim ve soru mesajları: Bağlı oldukları işaretle birlikte, aynı 30 günde silinir.
• Yapay zekâ sağlayıcısına yapılan çağrı: Çağrının içeriği (gönderilen başlıklar ve modelin cevabı) sistemimizde saklanmaz; yalnız çağrının zamanı, sağlayıcı, kullanılan model, tüketilen birim sayısı ve kutu sahibinin kimliği tutulur.
• Öğrenilen gönderen listeleri (sizin "bu iş e-postası" ya da "bunu sorma" dediğiniz adresler) ve takip imleci: düzenli takip açık kaldığı sürece tutulur, takibi kapattığınızda silinir.

8. Rızayı Geri Alma (Nasıl Geri Alınır?)

Üç onayı da birbirinden bağımsız olarak, gerekçe sormadan, anında geri alabilirsiniz. Tümü EphorCRM > Profilim ekranındadır.

1. Yalnız yapay zekâ değerlendirmesini kapatmak: Değerlendirme aynı gün durur, cevaplanmamış sorularınız silinir, düzenli takip aynen çalışmaya devam eder.
2. Düzenli takibi kapatmak: Takip aynı gün durur ve yapay zekâ değerlendirmesi de kapanır. Takip imleci ile öğrenilmiş gönderen listeleriniz silinir. Henüz bir dosyaya işlenmemiş işaretler silinir; bir dosyaya işlenmiş olanlar iş kaydı olarak kalır. Bu işlem Gmail bağlantınızı kaldırmaz — o ayrı bir adımdır.
3. Gmail bağlantısını kaldırmak: EphorClaw E-posta Bağlantısı > Bağlantıyı kaldır. Yetki anahtarları silinir, Google tarafındaki izin iptal edilir, düzenli takip ve yapay zekâ değerlendirmesi onayları da aynı anda düşer ve takip durumunuz (imleç, susturulan/tanınan gönderen listeleri) silinir. İşlem anında geçerlidir.
4. Dilerseniz ayrıca myaccount.google.com/permissions adresinden uygulamanın erişimini Google tarafında da kaldırabilirsiniz.

Geri alma geçmişe etkili değildir: kaldırma anına kadar dosyalarla eşleştirilmiş yazışmalar, ilgili dosyanın saklama süresince kayıtlı kalır. Bir dosyaya işlenmiş işaretler size ayrıca listelenir.

9. KVKK m. 11 Haklarınız ve Başvuru

Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltme, silme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi info@ephortech.com adresine sistemde kayıtlı e-posta adresinizden veya KEP üzerinden iletebilirsiniz; talebiniz en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır.