Dosya Takip Platformu

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Ephortech Teknoloji Hizmetleri Ltd. Şti. ("Şirket" veya "Ephortech") tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

2. Platformun Niteliği ve İşlenen Kişisel Veriler

takip.ephortech.com, kayıtlı dosya/hasar süreçlerinizin telefon ve dosya numarası ile sorgulanmasını ve yapay zeka (AI) destekli asistan üzerinden takip edilmesini sağlayan bir çevrimiçi platformdur ("Platform"). Platform kapsamında aşağıdaki kişisel veriler işlenmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad (sigortalı kayıtlı bilgileri).
• İletişim Bilgileri: Telefon numarası (dosya doğrulaması için), e-posta (opsiyonel iletişim).
• Dosya/Hasar Bilgileri: Dosya numarası, hasar tipi, cihaz tipi/markası/modeli, durum/aşama, açıklama, sigorta poliçe bilgileri (üst veri).
• İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, oturum bilgileri, log kayıtları, çerezler, kullanılan cihaz ve tarayıcı bilgileri, erişim zaman damgaları.
• AI Etkileşim Verileri: AI asistana gönderilen mesaj/sorgu içerikleri, AI tarafından üretilen yanıtlar, oturum logları.
• Pazarlama Bilgileri (açık rıza ile): İletişim tercihleri.
• Garanti Belgesi Bilgileri: Belge numarası ve doğrulama kodu, adınız ve soyadınız (belge sayfasında yalnız ilk adınız ve soyadınızın baş harfi gösterilir; doğrulama sayfasında hiç gösterilmez), cihaz türü/markası/modeli, seri numarasının yalnız son 4 hanesi, değiştirilen parça adları, garanti başlangıç ve bitiş tarihleri, belgenin görüntülenme ve indirilme zamanları ile sayısı, "Garanti kapsamında sorun bildir" formuna yazdığınız açıklama.

⚠️ AI asistana sağlık, biyometrik veri veya benzeri özel nitelikli kişisel veri paylaşmayın. Bu tür veriler için KVKK m. 6 kapsamında ayrı açık rıza gerekir; platformun amacı dosya takibi olduğundan bu kapsam dışıdır.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Hasar dosyalarınızın durumunu telefon + dosya numarası doğrulaması ile size sunmak,
• Yapay zeka destekli asistan ile dosyanız hakkında soru sorma ve hızlı yanıt alma imkânı sunmak,
• Hatırlatma, durum güncellemesi ve operasyonel bildirimler (SMS) yapmak,
• Onarım sonrası garanti belgesi düzenlemek, belgeyi SMS ile iletmek, belgenin geçerliliğini QR kod veya doğrulama sayfası üzerinden doğrulamak (doğrulama sayfası adınızı göstermez) ve garanti kapsamında bildirdiğiniz sorunu değerlendirip sizi geri aramak,
• Müşteri destek talepleri ile teknik destek süreçlerinin yönetilmesi,
• Bilgi güvenliği, dolandırıcılık önleme, log kayıt ve denetim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Platformun performansının ölçülmesi, hata ayıklama ve iyileştirme çalışmalarının yapılması,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (5651 sayılı Kanun — log kayıtları, ETK, VUK),
• Açık rızanız bulunması halinde ticari elektronik ileti gönderimi ve pazarlama faaliyetleri.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebebi

KVKK m. 5 ve m. 6 çerçevesinde:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (m. 5/2-c) — sigorta poliçesinden doğan hasar dosyası süreci ile onarım sonrası verilen garantinin belgelendirilmesi ve yerine getirilmesi,
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m. 5/2-ç) — 5651 sayılı Kanun, ETK, VUK ve diğer ilgili mevzuat,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunluluk (m. 5/2-e),
• Veri sorumlusunun meşru menfaatleri (m. 5/2-f) — hizmet güvenliği, dolandırıcılık önleme, log kayıtları, garanti belgesinin sahteciliğe karşı doğrulanabilmesi,
• Açık rıza (m. 5/1 ve m. 6/2) — pazarlama ve yurt dışı AI servislerine aktarım bakımından.

5. Yapay Zekâ (AI) ile İşleme ve Otomatik Karar Verme

Platform, dosyanız hakkındaki sorgu/mesajlarınızı yanıtlamak için büyük dil modelleri (LLM) kullanmaktadır. Bu kapsamda:

• AI asistana yazdığınız mesajlar ve dosya üst verileri (case_number, durum, hasar tipi vb.), yanıt üretmek için AI servis sağlayıcılarına API çağrıları aracılığıyla iletilebilir.
• Kullanılan başlıca AI sağlayıcıları: Anthropic (Claude API) ve Google AI (Gemini API). Her ikisi de yurt dışında (ABD) konumlanmıştır.
• Sağlayıcılarımız ile yapılan ticari sözleşmeler kapsamında, API üzerinden gönderilen verilerin model eğitiminde kullanılmaması taahhüt edilmektedir (Anthropic ve Google AI Enterprise default opt-out).
• AI tarafından üretilen yanıtlar bilgi verici niteliktedir; sigorta tazminat kararı, ödeme miktarı, kapsam kararı vb. yasal/finansal nihai karar yerine geçmez. Resmî kararlar Şirket operatörleri ve sigortacı tarafından alınır.
• KVKK m. 11/g uyarınca, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme hakkınız saklıdır.

6. Kişisel Verilerin Aktarımı

Yurt İçi Aktarım:

• Hosting / Sunucu altyapısı: Turhost (Türkiye) — verileriniz fiziksel olarak Türkiye'deki sunucularda saklanır.
• SMS sağlayıcısı: Verimor (Türkiye) — hatırlatma ve doğrulama SMS'leri için.
• Mali müşavir, denetçi, hukuk müşaviri,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (mevzuat gereği talep edilmesi halinde),
• Şirketin grup şirketleri ve iş ortakları.

Yurt Dışı Aktarım (KVKK m. 9):

Bu aktarımlar açık rızanıza veya Kurul tarafından öngörülen taahhütname / standart sözleşme mekanizmalarına dayalı olarak gerçekleştirilir.

7. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; Platform üzerindeki sorgu formu (dosya no + telefon), AI asistan sohbet arayüzü, çerezler, e-posta, telefon ve müşteri destek kanalları aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yollarla toplanmaktadır.

8. Saklama Süreleri

• Hasar dosyası kayıtları: ana sigortacı/operasyonel mevzuat kapsamında 10 yıl (TBK m. 146, VUK m. 253),
• AI asistan oturum logları: anonim hale getirilerek 12 ay (hata ayıklama ve servis kalitesi amaçlı),
• Garanti belgesi: garanti bitiş tarihinden 24 ay sonra belgedeki adınız silinir ve "Garanti kapsamında sorun bildir" formuna yazdığınız açıklamalar anonimleştirilir; belgedeki cihaz ve süre bilgileri dosya kaydınızla birlikte yukarıdaki sürelerde saklanır,
• 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim/işlem log kayıtları: 2 yıl,
• Ticari elektronik ileti onayları: onayın geri alındığı tarihten itibaren 3 yıl (İYS).

Süre sonunda veriler, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

9. Veri Güvenliği

Şirket, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri uygular:

• TLS 1.2/1.3 ile şifreli iletişim (HTTPS),
• Veri tabanı seviyesinde erişim kontrolleri ve rol bazlı yetkilendirme,
• Brute-force koruma + IP bazlı rate-limit + Cloudflare WAF + fail2ban,
• Düzenli yedekleme ve felaket kurtarma planı,
• Tüm erişimler için log kayıtları ve düzenli denetim,
• Personel için KVKK farkındalık eğitimleri ve gizlilik taahhütnameleri.

Veri ihlali durumunda, Kurul'a 72 saat içinde, etkilenen veri sahiplerine ise mümkün olan en kısa sürede bildirim yapılır (KVKK m. 12/5).

10. Veri Sahibinin KVKK m. 11 Kapsamındaki Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde/dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik/yanlış işlenmiş ise düzeltilmesini isteme,
• Silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) kapsamındaki işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemler ile analiz sonucu aleyhinize çıkacak sonuca itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme.

11. Başvuru Yöntemi

KVKK m. 13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca:

• Yazılı: Barbaros Mah. Mor Sümbül Sok. No: 5/A Deluxia Palace — ıslak imzalı dilekçe ile şahsen / noter aracılığıyla,
• KEP: ephortechteknoloji@hs01.kep.tr — güvenli elektronik imza ile,
• Sistemde kayıtlı e-posta: info@ephortech.com adresine.

Başvurunuzda kimlik bilgileri, tebligat adresi ve talep konusu açıkça yer almalıdır. Talebiniz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; ek maliyet gerekirse Kurul tarifesindeki ücret alınabilir.